Emailing journées portes ouvertes pour Espace Concept

Contexte

Avec plus de 25 ans d’expertise en solutions audiovisuelles, Espace Concept est un acteur de référence en son, lumière, vidéo et structures scéniques. En janvier 2025, l’entreprise ouvrait ses portes à Chalezeule (Besançon) pour deux jours exceptionnels :

• Journées Portes Ouvertes (22-23 janvier 2025) : visites des locaux, découverte d’une salle éphémère de 300 m², démonstrations techniques, rencontres avec l’équipe et ses partenaires, sans oublier des temps festifs (concerts live, soirée électro).

• Conférence “Leadership & Harmonie” (23 janvier 2025) : une masterclass inspirante du chef d’orchestre Sylvain Audinovski, invitant les leaders et managers à explorer les parallèles entre direction musicale et conduite de projets collectifs.

Ces événements incarnaient la promesse d’Espace Concept : vivre l’innovation audiovisuelle, partager l’émotion et créer du lien.

Mais encore fallait-il mobiliser et convaincre les bonnes audiences : le grand public curieux, les professionnels de l’événementiel, les clients et partenaires.

Défi

Comment construire une campagne emailing qui :

• Capte l’attention de cibles hétérogènes (prospects, clients, institutions, leaders d’entreprise).

• Met en valeur la richesse du programme (démonstrations techniques, concerts live, conférence inspirante).

• Crée une immersion dans l’univers Espace Concept dès la réception du mail.

• Conduit à une action simple et claire : s’inscrire aux JPO ou réserver une place à la conférence.

Approche TDC : une séquence emailing en 3 actes

Nous avons conçu une séquence de trois emails, pensée comme une montée en puissance, où chaque étape prépare la suivante.

1. Invitation officielle

   • Objet engageant : Portes Ouvertes Espace Concept – Une immersion son, lumière et innovation.

   • Mise en avant des dates (22-23 janvier 2025), du lieu (Chalezeule), du programme (visite, démonstrations, concerts).

   • CTA clair : Je m’inscris aux JPO.

2. Relance valorisante

   • Focus sur les points forts : la salle éphémère de 300 m², les innovations sonores, les concerts (rock, classique, électro).

   • Zoom sur la conférence “Leadership & Harmonie” (23 janvier à 16h, places limitées à 50 participants).

   • CTA dédié : Je réserve ma place.

3. Dernier rappel personnalisé

   • Ton plus direct, chaleureux : On vous attend demain !

   • Infos pratiques (horaires, accès, parking).

   • Valorisation des temps forts : concerts live, rencontre avec l’équipe, networking.

   • CTA final : Confirmez votre venue.

Solutions déployées

• Segmentation de la base contacts (clients, partenaires, prospects, institutionnels, grand public).

• Design visuel impactant : respect de l’identité Espace Concept, visuels de la salle éphémère, du matériel et des artistes.

• Double entrée CTA : JPO + Conférence, pour répondre aux attentes distinctes.

• Optimisation des objets d’emails et préheaders pour maximiser l’ouverture.

• Suivi des KPIs en temps réel : taux d’ouverture, taux de clics, inscriptions, confirmations.

Impacts

• Taux d’ouverture supérieur à 30 %, au-dessus de la moyenne sectorielle.

• Hausse des inscriptions en ligne grâce à la relance centrée sur les temps forts.

• Conférence “Leadership & Harmonie” complète dès la veille, preuve de l’efficacité du ciblage.

• Renforcement de la notoriété : l’événement est devenu un espace de networking reconnu pour les acteurs de l’événementiel et du monde culturel.

Conclusion

Avec Espace Concept, nous avons démontré qu’un emailing bien conçu est un outil stratégique : il ne se contente pas d’informer, il crée l’expérience avant l’expérience.

En valorisant subtilement les moments clés (salle éphémère, concerts live, conférence inspirante) et en accompagnant chaque cible vers une action claire, la séquence emailing a transformé les JPO en une réussite à la fois humaine et business.